Komunikasi organisasi pada umumnya membahas tentang struktur
dan fungsi organisasi,
hubungan antarmanusia, komunikasi dan proses pengorganisasian serta budaya organisasi.Komunikasi
organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat
hubungannya saling bergantung satu sama lain meliputi arus komunikasi vertikal
dan horisontal.(Sendjaja, S Djuarsa.1994).
PROSES
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Yang
dimaksud dengan proses komunikasi adalah proses yang menggambarkan kegiatan
komunikasi antar manusia yang bersifat interaktif, relasional, dan
transaksional dimana komunikator mengirimkan pesan kepada komunikan melalui
media tertentu dengan maksud dan tujuan tertentu.
Sejalan dengan
pendapat Gibson (1994) proses komunikasi terdiri dari lima unsur yakni:
1. Komunikator;
2. Pesan;
3. Perantara;
4. Penerima;
dan
5. Balikan.
Adapun
Lasswell (1984), yaitu orang pertama yang mengajukan model proses komunikasi
membuat formula sebagai berikut: Siapa, mengatakan apa, bagaimana caranya, kepada
siapa, dan apa hasilnya. Sementara Berlo (1960) menggambarkan proses komunikasi
terdiri dari tujuh elemen yakni:
1. Sumber
komunikasi;
2. Pengkodean;
3. Pesan;
4. Saluran;
5. Pendekodean;
6. Penerima;
dan
7. Umpan
balik.
Dalam
konteks organisasi, proses komunikasi di atas yang digambarkan lewat model
dapat disimpulkan bahwa, komunikasi merupakan aktivitas yang menghubungkan
antarmanusia dan antar kelompok dalam sebuah organisasi. Komunikasi antar
individu dan kelompok/tim dalam organisasi menciptakan harapan. Harapan ini
kemudian akan menghasilkan peranan-peranan tertentu yang harus diemban untuk
mencapai tujuan bersama/organisasi.
Agar
pimpinan dapat mempengaruhi dan memotivasi para pekerja/karyawan agar secara bersama-sama
mewujudkan tujuan organiasasi maka perlu dikembangkan sistem komunikasi yang
efektif. Apabila komunikasi efektif, ia dapat mendorong timbulnya prestasi kerja
dan kemudian akan memunculkan kepuasan kerja.
FUNGSI
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Sebuah
organisasi akan bubar karena ketiadaan komunikasi. Coba bayangkan jika
komunikasi tidak ada dalam organisasi? Para karyawan tidak akan tahu apa yang
akan dikakukannya dan apa yang dikerjakan rekannya. Pemimpin tidak bisa
memberikan instruksi dan menerima masukan dari bawahannya. Koordinasi tidak
berjalan, kerja sama tidak terjadi, masing-masing orang tidak dapat mengkomunikasikan
perasaannya, kebutuhannya, masalah yang dihadapinya dalam pekerjaan kepada rekannya/timnya,
suvervisornya atau kepada pimpinannya.
Komunikasi
merupakan aktivitas yang menghubungkan antar manusia dan antar kelompok dalam
sebuah organisasi. Kalau berbicara tentang komunikasi organisasi maka yang
terbayang adalah peranan dan status dari setiap orang dalam organisasi, karena
peranan dan status itu juga menentukan cara seseorang berkomunikasi dengan
orang lain. Dalam masyarakat luas kita mengenali seseorang karena peran dan
status yang beragam. Dalam organisasi keragaman tersebut dapat dilihat melalui pembagian
kerja berdasarkan bakat dan kemampuan masing-masing orang dalam organisasi
tersebut. Jika jenis dan pembagian pekerjaan demikian banyak, beragam, dan berbeda-beda,
maka dibutuhkan sebuah jalinan.
Jalinan
yang dimaksud di sini adalah komunikasi. Komunikasi antara seorang pimpinan
dengan bawahan, antara bawahan dengan atasan, atau komunikasi sesama bawahan.
Dalam komunikasi
organisasi ini
dikenal dengan istilah Downward communication, Upward communication, dan
Horizontal communication.
Menurut
Scott dan T.R. Mitchell (1976) komunikasi mempunyai empat fungsi dalam
organisasi, yakni:
1. kendali
(kontrol/pengawasan);
2. motivasi;
3. pengungkapan
emosional; dan
4. informasi.
Sebenarnya
banyak sekali hasil penelitian para ahli yang menemukan fungsi komunikasi
(pesan) dalam organisasi. Seperti pendapat Khan dan Katz yang mengatakan ada
empat fungsi utama yaitu: yang berkenaan dengan produksi, pemeliharaan, penerimaan,
dan pengelolaan organisasi.
Sementara
Redding mengemukakan ada tiga alasan diperlukannya komunikasi dalam organisasai
yakni:
1. Untuk
pelaksanaan tugas-tugas dalam organisasi;
2. untuk
pemeliharaan; dan
3. untuk
kemanusiaan.
Sedangkan
menurut Thayer ada lima yaitu:
1. untuk
memberi informasi;
2. membujuk;
3. memerintah;
4. memberi
instruksi; dan
5. mengintegrasikan
organisasi.
Terakhir
Greenbaumn mengemukakan bahwa fungsinya adalah
1. mengatur;
2. melakukan
pembaruan;
3. integrasi;
4. memberikan
informasi dan instruksi.
Tidak
satupun dari masing-masing fungsi tersebut dilihat lebih penting dari pada fungsi
lainnya. Setiap organisasi mempunyai hirarkhi wewenang dan panduan formal yang
harus dipatuhi oleh para karyawannya. Komunikasi memberikan informasi yang
diperlukan setiap individu dan kelompok untuk membuat/mengambil keputusan.
Agar
kinerja efektif masing-masing kelompok perlu mempertahankan berbagai kontrol
terhadap anggotanya, merangsang dan memotivasi para anggota untuk bekerja,
menyediakan sarana untuk mengungkapkan emosi, dan mengambil keputusan. Dapat
disimpulkan bahwa setiap interaksi komunikasi dalam organisasi menjalankan satu
atau lebih dari lima fungsi diatas.
Gaya komunikasi organisasi
Enam gaya komunikasi menurut Steward L.Tubbs dan
Sylvia Moss
1.
Gaya komunikasi
mengendalikan
Gaya komunikasi mengendalikan (dalam bahasa Inggris: The
Controlling Style) ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk
membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain.
Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama
komunikator satu arah atau one-way communications.
Pihak - pihak yang memakai controlling style of
communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding
upaya mereka untuk berharap pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan
perhatian untuk berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan
perhatian pada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut
digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut
tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha
menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi
pandangan-pandangannya.
Pesan-pesan yag berasal dari komunikator satu arah
ini, tidak berusaha ‘menjual’ gagasan agar dibicarakan bersama namun lebih pada
usaha menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. The controlling
style of communication ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya
bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik.
Namun demkian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang
bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan
yang negatif pula.
2.
Gaya komunikasi
dua arah
Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara
terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi The Equalitarian Style dapat
mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan
informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi
mencapai kesepakatan dan pengertian bersama. Aspek penting gaya komunikasi ini
ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of communication ini
ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan
maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way communication).
Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang
bermakna kesamaan ini, adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang
tinggi serta kemampuan membina hubungan yang baik dengan orang lain baik dalam
konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja. The equalitarian style ini
akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini efektif
dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil
keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang
menjamin berlangsungnya tindak berbagi informasi di antara para anggota dalam
suatu organisasi.
3. The Structuring Style
Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan
pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus
dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi.
Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk
memengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan
organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi
tersebut.
Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business
Research of Ohio State University,
menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama
Struktur Inisiasi atau Initiating Structure. Stogdill dan Coons menjelaskan
mereka bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang-orang
yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan
organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan yang muncul.
4. The Dynamic style
Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki
kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa
lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The
dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye
ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).
Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah
mestimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat
dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi
persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa
karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah
yang kritis tersebut.
5. The Relinguishing Style
Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk
menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk
memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi
perintah dan mengontrol orang lain.
Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif
ketika pengirim pesan atau sender sedang bekerja sama dengan orang-orang yang
berpengetahuan luas, berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung
jawab atas semua tugas atau pekerjaan yang dibebankannya.
6. The Withdrawal Style
Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah
melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang
memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa
persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang
tersebut.
Dalam deskripsi yang kongkrit adalah ketika seseorang
mengatakan: “Saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini”. Pernyataan ini
bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri dari tanggung jawab, tetapi juga
mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang
lain. Oleh karena itu, gaya ini tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi
organisasi. Berikut ini adalah tabel mengenai gaya komunikasi.
Jadi yang dimaksud
dengan Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan
penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal
dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi
yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi
kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi,
produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya:
memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun
komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya
bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.
Komunikasi Organisasi juga dapat didefinisikan sebagai
pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan
bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit
komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan
berfungsi dalam suatu lingkungan.
Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan
dalam suatu organisasi baik organisasipemerintah, organisasi kemasyarakatan,
maupun organisasi perusahaan, maka sasaran yang
dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung
dalam organisasi tersebut.Berdasarkan sifat komunikasi dan jumlah
komunikasi menurut Onong Uchyana Effendi,dalam bukunya “Dimensi-Dimensi
Komunikasi” hal. 50, komunikasi dapat digolongkanke dalam tiga kategori:
1.
Komunikasi antar pribadi Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha
menyampaikaninformasi yang dimaksudkan untuk
mencapai kesamaan pengertian, sehinggadengan demikian dapat tercapai
keinginan bersama.
2. Komunikasi kelompok Pada prinsipnya dalam melakukan
suatu komunikasi yang ditekankan adalah faktorkelompok,
sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam usaha menyampaikaninformasi,
komunikasi dalam kelompok tidak seperti komunikasi antar pribadi.
3.
Komunikasi massa Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa
yang meliputicetak dan elektronik.
Dalam melakukan komunikasi organisasi,
Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss dalam Human Communication menguraikan
adanya 3 (tiga) model dalam komunikasi:
1. Model komunikasi linier (one-way communication), dalam
model ini komunikatormemberikan suatu stimuli
dan komunikan melakukan respon yang diharapkantanpa mengadakan seleksi
dan interpretasi. Komunikasinya bersifat monolog.
2.
Model komunikasi interaksional. Sebagai kelanjutan dari model
yang pertama,pada tahap ini sudah terjadi feedback atau umpan
balik. Komunikasi yang berlangsung bersifat dua arah dan ada dialog, di
mana setiap partisipan memilikiperan ganda, dalam arti pada satu saat bertindak
sebagai komunikator, pada saat yang lain bertindak sebagai komunikan.
3.
Model komunikasi transaksional. Dalam model ini komunikasi hanya
dapatdipahami dalam konteks hubungan (relationship) antara dua orang atau
lebih.Pandangan ini menekankan bahwa semua perilaku adalah komunikatif.
JARINGAN
KOMUNIKASI
Menurut
De Vito (1997), jaringan komunikasi adalah saluran yang digunakan untuk meneruskan
pesan dari satu orang ke orang lain dalam organisasi. Jaringan organisasi ini
berbeda besar dan strukturnya pada masing-masing organisasi, dan biasanya
disesuaikan dengan kepentingan dan tujuan organisasi tersebut.
Secara umum jaringan
komunikasi dapat dibedakan atas dua bagian yaitu:
1) jaringan komunikasi
Formal
2) jaringan
komunikasi Informal.
Dengan
kata lain hubungan yang terjadi dalam organisasi dapat terjadi secara formal
dan informal.
1) Komunikasi formal adalah
komunikasi yang terjadi diantara para anggota organisasi yang secara tegas
telah direncanakan dan ditentukan dalam struktur organisasi formal. Komunikasi formal
ini mencakup susunan tingkah laku organisasi, pembagian departemen atau
tanggung jawab tertentu, posisi jabatan, dan distribusi pekerjaan.
Ada
tiga bentuk arus komunikasi dalam jaringan komunikasi formal seperti yang
tertera dalam struktur yakni:
1.
Downward communication yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang
yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi
arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:
a)
Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job
instruction)
b)
Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas
perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)
c)
Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan
yang berlaku (procedures and practices) d) Pemberian motivasi kepada karyawan
untuk bekerja lebih baik.
Ada 4 metode dalam penyampaian informasi kepada para pegawai
menurut Level (1972):
a) Metode
tulisan
b) Metode lisan
c) Metode
tulisan diikuti lisan
d) Metode lisan
diikuti tulisan
2.
Upward communication yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan
(subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari
bawah ke atas ini adalah:
a) Penyampaian
informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan.
b) Penyampaian
informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat
diselesaikan oleh bawahan.
c) Penyampaian
saran-saran perbaikan dari bawahan.
d) Penyampaian
keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
Komunikasi
ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir
kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi
dari bawah. Sharma (1979) mengemukakan 4 alasan mengapa komunikasi ke atas
terlihat amat sulit, yaitu
a) Kecenderungan
bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka;
b) Perasaan
bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai;
c) Kurangnya
penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai;
d) Perasaan
bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan
pegawai.
3.
Horizontal communication yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para
karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi
horisontal ini adalah:
a) Memperbaiki
koordinasi tugas;
b) Upaya
pemecahan masalah;
c) Saling
berbagi informasi;
d) Upaya
pemecahan konflik;
e) Membina
hubungan melalui kegiatan bersama.
2) Komunikasi Informal adalah
komunikasi yang terjadi diantara para anggota organisasi atas dasar kehendak
pribadi, tanpa memperhatikan posisi/kedudukan mereka dalam organisasi. Informasi
dalam komunikasi informal ini mengalir ke atas, ke bawah, atau secara horizontal,
dan ini terjadi jika komunikasi formal kurang memuaskan anggota akan informasi yang
diperlukan. Komunikasi informal disebut juga dengan grapevine (desas
desus) cenderung berisi laporan rahasia mengenai orang, atau kejadiankejadian
di luar dari arus informasi yang mengalir secara resmi. Namun walaupun informasinya
bersifat informal, grapevine ini bermanfaat bagi organisasi. Bagi
pimpinan grapevine dapat menjadi masukan tentang perasaan karyawannya,
sedangkan bagi sesama karyawan komunikasi informal ini bisa menjadi saluran
emosi mereka. Agar komunikasi berjalan efektif maka diperlukan jaringan
komunikas (network) baik yang bersifat formal maupun informal.
Daftar Pustaka:
Sendjaja,
S Djuarsa.1994, Teori Komunikasi. Pusat Penerbitan Universitas Terbuka.
jihadi.staff.umm.ac.id/files/2010/01/2_komunikasi_organisasi.pdf
http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi_organisasi (5/04/2013
10.05 WIB)
Lubis, Fatma Wardy. Peranan Komunikasi dalam
Organisasi, Jurnal Harmoni Sosial, Januari 2008, Volume
II, No. 2
